§1. Что такое факсимиле
1. Факсимиле называется точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом. В законодательстве определения понятия факсимиле нет.
§2. Легализация применения факсимиле подписи
1. В соответствии со ст.160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи
с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или
оглашением сторон. Учитывая, что Закона о факсимиле нет, то при взаимодействии с контрагентами использование факсимиле нужно установить по взаимному согласию и данное условие включить в текст договора. Например: «Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей (факсимиле) уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования, а также использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок. При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица». В любом случае документы, заверенные подобным образом, могут быть предъявлены в суде в качестве доказательств совершения сделок.
2. Важно помнить, что само соглашение об использовании клише – печати необходимо подписать собственноручно.
§3. Организация использования факсимиле подписи
1. Порядок использования и хранения факсимиле необходимо прописать в локальном акте по организации, например положении. В нем следует указать перечень документов, на которых можно проставлять оттиск, определить лицо (категорию лиц) в обязанности которого будет входить обеспечение сохранности клише, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.
§ 4. Ограничения для использования факсимиле
1. Факсимиле не может использоваться при оформлении:
– финансовых, платежных документов;
– налоговой отчетности;
– запросов или заявлений в государственные органы;
– бухгалтерской отчетности и первичных учетных документов;
– карточки с образцами подписей;
– доверенности;
– векселя.
2. Запрещено использовать факсимиле при оформлении унифицированных документов по учету труда. В форме каждого из таких документов предусмотрено место именно для личной подписи руководителя. По этой причине применение клише подписи в них запрещено.
3. В соответствии с разъяснениями Минфина РФ и налоговых служб не допустимо пользоваться факсимильным воспроизведением подписи при оформлении счетов-фактур. Однако арбитражная практика на сегодняшний день противостоит такой точке зрения. Судьи в своих решениях указывают, что факсимиле является аналогом собственноручной подписи, и запрета на его применение при оформлении счетов-фактур законодательством не установлено.
20 марта 2007 года