§1. Что такое факсимиле

1. Факсимиле называется точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом. В законодательстве определения понятия факсимиле нет.

§2. Легализация применения факсимиле подписи

1. В соответствии со ст.160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи

с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или

оглашением сторон. Учитывая, что Закона о факсимиле нет, то при взаимодействии с контрагентами использование факсимиле нужно установить по взаимному согласию и данное условие включить в текст договора. Например: «Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей (факсимиле) уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования, а также использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок. При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица». В любом случае документы, заверенные подобным образом, могут быть предъявлены в суде в качестве доказательств совершения сделок.

2. Важно помнить, что само соглашение об использовании клише – печати необходимо подписать собственноручно.

§3. Организация использования факсимиле подписи

1. Порядок использования и хранения факсимиле необходимо прописать в локальном акте по организации, например положении. В нем следует указать перечень документов, на которых можно проставлять оттиск, определить лицо (категорию лиц) в обязанности которого будет входить обеспечение сохранности клише, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.

§ 4. Ограничения для использования факсимиле

1. Факсимиле не может использоваться при оформлении:

– финансовых, платежных документов;

– налоговой отчетности;

– запросов или заявлений в государственные органы;

– бухгалтерской отчетности и первичных учетных документов;

– карточки с образцами подписей;

– доверенности;

– векселя.

2. Запрещено использовать факсимиле при оформлении унифицированных документов по учету труда. В форме каждого из таких документов предусмотрено место именно для личной подписи руководителя. По этой причине применение клише подписи в них запрещено.

3. В соответствии с разъяснениями Минфина РФ и налоговых служб не допустимо пользоваться факсимильным воспроизведением подписи при оформлении счетов-фактур. Однако арбитражная практика на сегодняшний день противостоит такой точке зрения. Судьи в своих решениях указывают, что факсимиле является аналогом собственноручной подписи, и запрета на его применение при оформлении счетов-фактур законодательством не установлено.

20 марта 2007 года